Innovativa integrationer och goda samarbeten med Fastighetsförvaltningen i Helsingborg

Fastighetsförvaltningen i Helsingborg har 50 medarbetare och ansvarar för förvaltning och utveckling av stadens ägda och bebyggda fastigheter och bostadsrätter, de driver byggnadsprojekt och bistår övriga förvaltningar i lokalförsörjningsprocessen. De har nyligen genomfört ett nytt projekt tillsammans med Vitec och implementerat en innovativ integration mellan Vitec Teknisk Förvaltning och Vitec Verksamhetsanalys, en integration som förenklat vardagen och hanteringen i ekonomisystemet.

Kathrine Ekelund har jobbat på fastighetsförvaltningen i Helsingborg sedan 2014 där hon bland annat är systemansvarig för deras fastighetssystem deras dokument- och projekthanteringssystem.

Kathrine berättar: ”Eftersom vi är en kommunal verksamhet så har vi gjort en offentlig upphandling av fastighetssystemet, där jag har varit med från början med allt från underlag till upphandlingen och utvärdering, och sedan även implementering av de olika delarna, men främst då Teknisk Förvaltning och Verksamhetsanalys.” Hon fortsätter och berättar: ”Vi har haft Vitecs produkter Hyra, Teknisk Förvaltning, Energiuppföljning sedan 2019, samt Verksamhetsanalys sen 2021, men vi har sedan tidigare använt Vitec Nova, Vitecs äldre produkt för hyresadministration, för kontrakt och debitering och även Teknisk Förvaltning för felanmälan och besiktningar på vår bostadsavdelning. Det nya för oss nu är att använda Teknisk Förvaltning, Verksamhetsanalys och Energiuppföljning för våra lokaler. Och även att vi har gått över till Hyra istället för Nova.” 

Fastighetsförvaltningen i Helsingborg ställde ett antal krav i upphandlingen som Vitec uppfyllde och efter utvärdering så var det mest fördelaktigt. Kathrine förklarar: ”Vi ville ha ett standardsystem som hade alla produkter med en gemensam databas, som alla avdelningar kunde jobba i vad gäller kontrakt, uthyrning, debitering, serviceärende, besiktningar, kontroller, planerat underhåll och energiuppföljning.” 

Det mest unika med detta projekt var integrationen mellan Teknisk Förvaltning och Verksamhetsanalys och kopplingen till deras ekonomisystem. På frågan hur projektet startade och hur har det fungerat svarar Kathrine: ”Vi behövde en funktion för att kunna jobba med planerat underhåll (göra budget och prognoser) och ville ha även den funktionen i fastighetssystemet. Efter att ha förklarat för Vitec vad vi önskade så fick vi besked om att det gick att ordna i Verksamhetsanalys. Sedan har jag och mina kolleger tillsammans med Björn Håkansson och Jenny Beurling från Vitec jobbat fram en struktur och arbetssätt som vi tycker fungerar bra.” 

”Den största skillnaden för oss har varit integrationen med ekonomisystemet” säger Kathrine och fortsätter: ”När vi lägger upp ett nytt projekt i Teknisk Förvaltning/Verksamhetsanalys så skickas informationen till ekonomisystemet för registrering och sedan får vi direkt tillbaka projektnumret som har genererats i ekonomisystemet. Vi kan också se utfallet direkt i systemet och även länkar till fakturor i ekonomisystemet. Tidigare fick vi registrera de flesta fakturor manuellt.” 

På frågan om vilka eventuella utmaningar de mötte i projektet svarar hon: ”Den stora utmaningen var nog funktionen att skicka information om projektet till ekonomisystemet för registrering och sedan få tillbaka ett projektnummer (enligt en viss struktur) omgående. Men med kompetenta och engagerade medarbetare både hos oss och Vitec så löste vi det. Jag tror att både vi och Vitec har upplevt att vi har haft ett bra samarbete och tyckt att detta har varit ett roligt projekt att göra tillsammans. När vi har haft synpunkter och idéer så har Björn direkt snappat upp vad vi är ute efter och fixat det i den mån det har varit möjligt. Även Jenny har gjort ett bra jobb som har hållit ihop och styrt projektet.” 

Björn Håkansson jobbar som produktchef och utvecklare för Vitec Verksamhetsanalys och berättar om hur han sett på projektet: ”I det här projektet har jag varit med i de flesta delarna, till exempel inledande demo, kravspecning, kodning, konvertering, konfiguration, utbildning av användare, driftsättning och uppföljning. Min roll som produktchef innebär att jag ska sätta mig in vilka processer våra applikationer ska stödja och ta fram förslag till hur det kan implementeras. Mycket kan lösas med konfiguration men ibland krävs det utveckling och då är det min uppgift att omsätta kundens önskemål till konkreta beskrivningar som utvecklarna kan jobba vidare med.”

Han fortsätter att berätta: ”Det som varit kul med detta projekt är att vi behövt koppla ihop Verksamhetsanalys och Teknisk Förvaltning på ett sätt vi inte gjort tidigare och på så sätt fått en mer integrerad och enhetlig lösning. Men det mest spännande var nog utvecklingen av kopplingen till ekonomisystemet. Att läsa från andra leverantörers ekonomisystem har vi gjort länge men detta är första gången vi skickar in data. Samarbetet med Fastighetsförvaltningen i Helsingborg har gått mycket bra. Vi har haft avstämningsmöten varje eller varannan vecka under hela projekttiden. De är kunniga och engagerade och har många bra idéer om hur vi kan förbättra våra applikationer. Jag tycker att det har varit ett mycket roligt och givande projekt.”

Kathrine avslutar med tankar om framtiden: ”Jag hoppas att vi kan fortsätta att ha det goda samarbetet vi har haft hittills. Sedan inser jag ju att när vi kommer in i en ny fas i detta projekt, så blir det en annan sorts samarbete.”

 

Artikelskribent: Marie Löthman, Vitec