Kalmarhem är den största hyresvärden i Kalmar kommun. De förmedlar, förvaltar och utvecklar cirka 5000 bostäder med stort fokus på trygghet och hög servicenivå. Från Vitec har de tidigare produkter för uthyrning och marknadsföring, men de har nu utökat portföljen med produkter för hyresadministration, teknisk förvaltning och energiuppföljning.
Kalmarhem, som är Kalmars största hyresvärd, har nyligen införskaffat Vitec Hyra, Vitec Teknisk Förvaltning och Vitec Energiuppföljning. De har tidigare haft Vitec Portal, övriga systemstöd har kommit från konkurrent till Vitec. Fredrik Malmström är projektledare på Kalmarhem och ytterst involverad i processen med de nya produkterna. Han har, tillsammans med kollegor, identifierat flera arbetssätt som kommer att behöva förändras efter systembytet. Som exempel nämner han att de kommer att behöva se över hur de ser på ärenden och underhåll, då de tidigare haft en lite annorlunda approach till framförallt planerat underhåll, medan man nu i och med Vitec Teknisk Förvaltning kommer att lyfta fram och åskådliggöra det på ett bättre sätt. Han berättar även att de tidigare haft brister i hur de hanterat data, något som nu tydligare träder fram och i förlängningen skapar synergieffekter som gynnar både de själva och deras kunder då de tvingas börja jobba med data på ett annat sätt.
Implementeringen av produkterna har nyligen startat och Fredrik Malmström beskriver det som en hektisk tid.
”Man ska inte underskatta den tid man som kund måste lägga ned på projektet för att få allt att klaffa” berättar Fredrik. ”Tidsplanen är dessutom väldigt tight vilket i sig gör att arbetet blir pressat. Jag tror dock inte att man skulle kunna lägga färre timmar än vi gjort oavsett hur långt projektet är eftersom det många gånger bara är vi själva som kan se igenom detaljerna, vilket tar tid.”
I den här typen av projekt så krävs det inte bara noggrann förberedelse, utan även ett engagemang från alla inblandade, något som Fredrik tror att de har lyckats bra med internt tack vare att de under en lång tid pratat om att byta system. De har även involverat många personer, vilket redan på förhand skapat förståelse för kommande förändring. Fredrik upplyser om att oavsett hur förändringsbenägen man är så är det ett faktum att det kan kännas obekvämt och innebära en stor förändring att lämna något bakom sig som personalen vant sig vid under 10 års tid.
”Att skapa ambassadörer på alla nivåer i bolaget är ett vinnande koncept. Som jag ser det så funkar det inte att enbart ledningsgruppen, förvaltningschefen eller marknadschefen är drivande – man måste ut till alla nivåer och discipliner oavsett om det är en snickare, en bovärd eller någon på kundservice” konstaterar Fredrik. Han påpekar även att detta är ett effektivt sätt att fånga upp frågor och synpunkter från den del av företaget där man jobbar mest i systemet.
Förutom att ha med alla internt på tåget så lägger Fredrik även stor vikt vid att få med sig korrekt data från det gamla systemet samt att det finns en kontinuerlig uppbackning av verksamhetskonsulter, projektledare och övrig personal från Vitec.
”Det sistnämnda är oerhört viktigt. Vi har en väldigt tät dialog och tillgängligheten från Vitecs sida är hög. Vi har fått mycket uppmärksamhet och min och mina kollegors upplevelse hittills är att saker går enligt plan” kommenterar Fredrik om relationen med Vitec under projektet.
När produkterna väl kommer på plats i organisationen och integreras i det dagliga arbetet kommer detta innebära en stor förändring från Kalmarhems tidigare produkter, med många positiva fördelar. Fredrik ser flera olikheter mellan Vitecs system och de system från en konkurrent som Kalmarhem tidigare använt sig av.
”Det finns funktioner i andra system som Vitec saknar, men det finns också många funktioner som Vitecs konkurrenter saknar. Förutom rena funktioner så har Vitecs produkter ett enhetligt gränssnitt som påminner mycket om andra typer av produkter som vår personal är vana vid att jobba i – t.ex Microsofts produkter. Detta gör att personalen har enklare att ta till sig det visuella, vilket är a och o för att man ska känna sig bekväm att arbeta i ett system” säger Fredrik. Han fortsätter att prata om fördelarna och något som får stor uppmärksamhet är Vitecs enkelhet att arbeta mobilt. Fredrik berättar att möjligheten fanns i det förra systemet, men att funktionerna och tillförlitligheten i den nya mobila applikationen från Vitec är bättre.
”Vi kommer ha mycket nytta av att använda mobila enheter som en naturlig del i våra inventeringsarbeten, besiktningar och ärendehantering vilket gör att våra bovärdar, reparatörer och entreprenörer kan jobba mer effektivt jämfört med idag” konstaterar han.
På frågan vad Fredrik och hans kollegor ser mest fram emot med systembytet är svaret att det kommer att underlätta att navet i systemfloran finns under samma tak.
”Allt blir så mycket lättare när man har att göra med en leverantör! Man kan föra en dialog på ett effektivare sätt jämfört med att ha flera leverantörer som inte alltid kommer överens” kommenterar Fredrik. Han punktmarkerar även Kalmarhems kundservice som en av de som kommer att märka störst förbättringar. Vitecs produkter visar en samlad bild av det som personalen har mest nytta av på en samlad plats utan att behöva öppna upp fönster efter fönster för att få en bild av relationen med kunderna.
”Vitecs produkter känns driftsäkra, robusta och väl utvecklade, vilket minimerar frustration och irritation” lovordar Fredrik Malmström som avslutning.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec