Kalmarhem är den största hyresvärden i Kalmar kommun med ca 5 000 lägenheter, varav ca 1 200 är studentlägenheter och 27 kvadratmeter kommersiella lokaler. Kalmarhems ambition är att bli ännu mer digitala och har sedan övergången till Vitec i början av 2019 använt sig av e-signering redan från dag ett.
Innan Kalmarhem bytte till Vitecs fastighetssystem i januari 2019 hade deras digitaliseringsresa redan börjat så smått. Kalmarhem erbjöd redan e-signering till deras studenter, men den lösningen var inte fulländad och det fanns betydligt mer att efterfråga. Nu ville Kalmarhem bli ännu mer digitala! Fredrik Malmström, projektledare på Kalmarhem berättar: ”Idag skrivs drygt 9 av 10 kontrakt digitalt, vilket underlättar vår hantering enormt. Bostäder, studentlägenheter, p-platser, förråd, uppsägningsbekräftelser samt nyckelkvittenser skickas digitalt.” Fredrik berättar att resten fortfarande skrivs på papper, men endast om det verkligen finns ett skäl till att göra det – exempelvis till målgrupper som inte anammat det digitala, eller i de fall de skriver lokalkontrakt med näringsidkare. Att starta upp med e-signeringen var enkelt. De förberedde sig innan start genom att ta fram de mallar de behövde, och när de väl startade drog de igång allt live på en gång utan problem.
Fördelarna med e-signering är många, de har t.ex fått bättre kontroll på vart ett kontrakt befinner sig i signeringsprocessen tack vare att man kan följa flödet från utskick till signatur. Dessutom har de blivit mer hållbara ur flera aspekter, både miljömässigt och ekonomiskt. ”Vi slipper administration och kostnader för pappersutskrifter, kuvertering, distribution av kontrakten och hanteringen när de kommer åter till oss påskrivna.” konstaterar Fredrik.
Kundservice sköter uthyrningsprocessen och tycker att Vitecs e-signeringstjänst både är intuitivt och bra. Det sparar dem mycket tid, från att ha tagit ca 10-12 minuter att hantera själva registrering-/signeringsprocessen av ett kontrakt, tar det nu ca. 3 minuter. Hyresgästerna verkar inte heller tycka att det är krångligt, det finns tydliga anvisningar som visar exakt vad man behöver göra och vilka steg man behöver följa. Fredrik berättar att hyresgästerna vet om att de får kontraktet per epost och att det måste signeras med bankID. De som inte har bankID, t.ex utländska studenter, löser man genom en sms-kod istället. Om det är någon som absolut inte vill ha det digitalt så ordnar Kalmarhem det per post. ”Men vi skickar ytterst få fysiska kontrakt så förfarandet är nästintill helt digitaliserat” fortsätter Fredrik.
På frågan om Fredrik har några tips till andra som funderar på att gå över till e-signering svarar han: ”Gör det! Administrationen för er personal kommer att minska. Vi har sett en tidsbesparing på någonstans 60-70% på enbart momenten som utförs i systemet.”
Kalmarhem har varit väldigt tydliga från start mot sina kunder att kontrakten skickas digitalt och det har kommit väldigt få synpunkter från kunderna. Tvärtom så ser kunderna att Kalmarhem ligger i framkant och uppskattar förenklingen e-signeringen innebär. Kalmarhems digitaliseringsresa tar inte slut här, de fortsätter att se över sina processer och hittar nya sätt att förbättra och förenkla arbetssätten genom digitalisering.
Artikelskribent: Marie Löthman, Vitec