Som den största hyresvärden i Kalmar med cirka 5 300 bostäder såg Kalmarhem stora möjligheter med digitalisering. 1 800 signerade hyreskontrakt per år innebar att effektiviserade processer och minskad administration hade stor potential att ge effekt.
Den tidigare kontraktsprocessen innebar manuell hantering och skickades med posten, vilket gav långa ledtider. Kalmarhem förvaltar alltifrån byggnader från 1700-talet till moderna bostäder, och administrationen kring kontrakt och förvaltning tog mycket tid och energi från personalen. Det blev snabbt tydligt att digitalisering var nödvändigt för Kalmarhem för att kunna fortsätta leverera bästa möjliga service till kunder såväl som medarbetare.
Kalmarhem kontaktade Vitec Bygg & Fastighet för att bättre digitalisera sina förvaltnings- och uthyrningsprocesser, och uttryckte att de också önskade digitalisera kontraktprocessen. Vitec Bygg & Fastighet bjöd in samarbetspartnern Scrive och tillsammans kunde en helhetslösning erbjudas.
- Vitec hjälpte oss med konfigureringen av Scrive och det enda vi i princip gjort är att lägga in våra mallar. Vår personal uppskattar skiftet från papper till digital signering. Det går snabbt att skapa ett digitalt kontrakt och få iväg det för signering via mejl, säger Fredrik Malmström, verksamhetsutvecklare på Kalmarhem.
Fredrik Malmström
Den nya lösningen gjorde att administrationstiden gick ner 75 procent och Kalmarhems medarbetare kunde fokusera på mer värdeskapande aktiviteter. Genom att minska de repetitiva arbetsuppgifterna ökade också personalnöjdheten och med digitala processer försvann behovet av papper. Resultatet blev en mer hållbar och effektiv arbetsplats.
Som en bonus får Kalmarhems kunder en smidigare och enklare hyresprocess. Hyresgästerna loggar in via BankID och får sitt hyreskontrakt via e-post, vilket eliminerar risken för felhantering och gör att rätt kontrakt hamnar hos rätt person varje gång.
- Tiden för hantering har sjunkit från 4,5-5 minuter till under en minut för att administrera ett hyreskontrakt. På samma sätt har vi i våra utvärderingar sett att ledtiderna end-to-end jämfört med traditionell postal lösning sjunkit från 5-6 arbetsdagar till 1,5 kalenderdagar. Från utskick till arkiverad signering, menar Fredrik Malmström, verksamhetsutvecklare på Kalmarhem.
Resultat
Administrationstid minskade med 75 procent.
Hanteringstid per kontrakt reducerades till mindre än en minut.