Stiftelsen Arbetarebostadsfonden är Sveriges äldsta bostadsstiftelse, som i dagsläget äger och förvaltar drygt 1 400 bostadslägenheter och 7 300 kvadratmeter lokalyta i Stockholm. Nyligen har de uppgraderat till Vitec Hyra från det äldre systemet Vertex, ett efterlängtat projekt som skulle innebära enklare vardagshantering för Arbetarebostadsfonden.
Stiftelsen Arbetarebostadsfonden tillkom till minne av den 9 februari 1853 då det ordnades en stor illuminationsfest i Stockholm för att fira att den dåvarande kungen Oscar I tillfrisknade efter en längre tids sjukdom. Idag äger och förvaltar de drygt 1400 bostadslägenheter och 7300 kvm lokalyta samt garage och parkeringsplatser i Stockholm. De är Sveriges äldsta bostadsstiftelse. Från Vitec har de tidigare haft flertalet program, bland annat det äldre hyresadministrationssystemet Vertex. När Vertex skulle avvecklas föll det sig naturligt för Arbetarebostadsfonden att uppgradera till det mer moderna Vitec Hyra. ”Vi hade flertalet andra produkter genom Vitec, och en god relation till företaget, därför kändes det naturligt att fortsätta med Vitec som leverantör” berättar Yvonne Gunnarsson, Uthyrare på Arbetarebostadsfonden. ”I det stora hela togs beslutet emot positivt och med spänning internt, men självklart fanns även en oro för hur det skulle gå att byta, samt hur de nya rutinerna skulle komma att se ut i det nya systemet”.
Beslutet att uppgradera till Vitec Hyra fattades tidigt hos stiftelsen, men det dröjde innan planerna kunde verkställas. ”Vår tanke från början var att projektet skulle starta ca 1,5 år tidigare. Vitec hade just då fullt upp med många andra projekt, eftersom att det var många som skulle gå över från Vertex till Vitec Hyra” förklarar Yvonne Gunnarsson. ”Det här gjorde att vi avvaktade med projektstarten till hösten 2017. Idag är vi glada över det, eftersom det gjorde att vi kunde genomföra projektet i lugn takt och vara ordentligt förberedda innan start”.
Själva implementeringen av Vitec Hyra gick enligt planerna, och projektet höll både tiden och pengarna. ”Projektet fungerade mycket bra, och vår kontakt på Vitec fanns alltid nära till hands för våra frågor och funderingar” berättar Johanna Cook, Hyresadministratör på Arbetarebostadsfonden, som varit mycket involverad i implementationen. ”Kontakten med Vitec överlag under projektets gång har varit mycket bra; kontinuerligt snabb återkoppling och inplanerade, regelbundna fysiska möten gjorde att vi hela tiden kände oss i kontroll”.
Att förväntningarna var höga på Vitec Hyra gjorde givetvis att det fanns en viss oro hos Arbetarebostadsfonden över hur de nya rutinerna skulle komma att se ut. ”Vi förväntade oss enklare vardagshantering och mindre pappersarbete, vilket vi också anser uppfylldes” berättar Johanna, och fortsätter ”Vi har betydligt snabbare och enklare hantering av våra vardagliga göromål och skriver ut betydligt färre papperslistor och rapporter än tidigare, då det enkelt kan tas fram efterhand i nya systemet”.
Avslutningsvis är Stiftelsen Arbetarebostadsfonden nöjda med att ha en och samma leverantör av samtliga system. ”Fördelarna är att systemen påminner om varandra och därför är lättare att använda. Systemen pratar med varandra, och att ha samma företag vid kontakt, så som support, underlättar enormt” avslutar Yvonne Gunnarsson.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec