Svevia Fastighet har sedan tidigare Vitec Hyra och startade i januari 2016 ett projekt för att implementera Vitec Energiuppföljning. Huvudsyftet med implementeringen var att förenkla sin vidarefakturering.
För de flesta kunder som implementerar Vitec Energiuppföljning så är tanken främst att använda det till just energiuppföljning, men när Svevia Fastighet skrev på avtalet för den nya programvaran så var tanken lite annorlunda. De ville använda programvaran till att förenkla sin vidarefakturering, genom att integrera programmet med Vitec Hyra – som de har sedan tidigare. Integrationerna mellan programmen som Svevia Fastighet var intresserade av var väldigt ovanliga, och skilde sig en del från hur det brukar se ut, därför stöttes det naturligtvis på en hel del utmaningar. ”Vi efterfrågade funktioner som krävde specialinställningar. Då vår duktiga kontaktperson, Björn Hagberg, energikonsult på Vitec, hade begränsade kunskaper i Hyra så fick vi väva in ytterligare kontakter. Dessa personer fick slå sina kloka huvuden ihop för att få allt på plats” säger Caroline Kungberg på Svevia Fastighet. ”Det har inte heller varit lika lätt att få in mätvärden från alla håll som vi hade hoppats på, det är något som vi fortfarande jobbar på. Vitec kan lösa de flesta format, men alla leverantörer är inte alltid lika samarbetsvilliga” fortsätter Caroline. Björn Hagberg, energikonsult på Vitec, instämmer i de utmaningar Caroline beskriver, och tillägger: ”Varje fastighet är unik och detta ställer höga krav på lokalkännedom hos kunden. Utan kunskap om fastigheterna, dess hyresgäster och hyresavtalen är det väldigt svårt att genomföra korrekt mediadebitering. För korrekt uppföljning och vidaredebitering krävs korrekt och kvalitetssäkrad mätning av hyresobjekten. Det var väldigt skönt att denna kännedom fanns hos Svevia.”.
Innan projektet drog igång i januari 2016 så var det viktigt att definiera hur projektet skulle läggas upp, och att arbeta fram en bra plan både tidsmässigt och utförandemässigt. Björn Hagberg säger att Svevia’s tydliga fokus skapade goda förutsättningar för en effektiv mediadebiterings implementation i både Vitec Energiuppföljning och Vitec Hyra. ”Vi hade ganska tydliga krav på hur vi ville att resultatet skulle bli och detta förtydligades ytterligare på vårat uppstartsmöte. Under träffarna blev vi emellanåt utmanade av Björn i hur vi tänkte, då han har bra koll på branschen och är bra på att ge råd även utöver själva programkompetensen” säger Caroline Kungberg.
Samarbetet i projektet har, enligt båda partnerna, varit fantastiskt. ”Att vi redan tidigt i projektet hade en bra kommunikation, vilket gav en tydlig bild av kundens behov, bidrog till att samarbetet blev så lyckat” säger Björn. Caroline instämmer och tycker också att tydligheten och flexibiliteten har varit viktigt i samarbetet. ”Det fanns en tydlig projektplan och bra regelbundna uppföljningar och vi la in extra sådana vid behov. Hade vi inte möjlighet att lösa allt på träffarna och i uppföljningssamtalen så fick vi alltid hjälp att få kontakt med rätt person”, säger hon.
Den 31 mars var leveransgodkännandet klart efter att ha följt tidsplanen till punkt och pricka. ”Smidigt och välhanterat med duktig och engagerad projektansvarig från Vitec” är Carolines sammanfattning av hela projektet. Björn säger att en stor faktor i det lyckade projektet var det stora intresset och kunskapen som fanns hos Svevia Fastighet och deras superuser.
Caroline kommer att hålla i ett seminariepass på VitecDagarna i oktober, där hon kommer att berätta lite om implementeringen och mer detaljerat om hur de använder sig av Vitec Energiuppföljning för att förenkla sin vidarefakturering.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec