Turbinen Fastigheter AB är ett familjeföretag inom bygg och anläggning med säte i Stockholm. Deras verksamhet består av två huvudsakliga delar; bostadsbyggnation och kommersiella lokaler. De har tidigare skött all hantering av sina bostäder och lokaler manuellt, via mejl och Excel-listor, men har nyligen kommit igång med bland annat både Vitec Hyra och Vitec Teknisk Förvaltning för att underlätta sin administration.
Turbinen Fastigheter AB är ett familjeföretag med erfarenhet av entreprenad inom bygg och anläggning, och har varit verksamma sedan 1980-talet. Idag är Turbinen ett ”ax till limpa”-företag, beskriver de sig själva, inom fastighetsutveckling och förvaltning. De erbjuder bostäder runt om i Stor-Stockholm i form av villaproduktioner, radhus och flerbostadshus. I deras kommersiella del förvaltar de allt ifrån handel, lager och industri till samhällsfastigheter så som förskolor och äldreboende.
Turbinen har tidigare skött all administration, med undantag för ekonomin, via mejl och Excel-listor, och har under en tid känt behovet av att ha ett fastighetssystem för att underlätta hanteringen av de bostäder och lokaler som de förvaltar idag. När de under 2017/2018 byggde 123 nya hyresrätter för egen förvaltning, och planerade ännu fler områden, blev det avgörande för beslutet att införskaffa system från Vitec.
”Att det blev just Vitec berodde nog till stor del på att det är ett välutvecklat och väletablerat system för små till stora fastighetsbolag, där man ser till helheten för att slippa ha flera olika system” kommenterar Mette Stjärnklint på Turbinen. ”Vi kände till Vitec sedan innan genom tidigare samarbeten, vilket också kändes tryggt”.
Mette påpekar även att de i dagsläget egentligen är ett ganska litet företag, jämfört med många andra kunder till Vitec, men att det var viktigt för dem att ha ett system de kan växa i. Hon poängterar även fördelarna med att ha ett system där man kan vara med och påverka utvecklingen.
När implementeringen av Turbinens nya system, som inkluderade Vitec Hyra, Vitec Teknisk Förvaltning och Vitec Online, skulle ske, så hade de inte någon tidigare data som skulle flyttas över, eftersom de arbetat manuellt med hanteringen tidigare. Därför lades ett enormt arbete ned på att manuellt lägga in precis all information som krävdes, ett arbete som inte bara tog tid utan också krävde eftertanke.
”Att lägga in all information manuellt minimerar ju såklart att felaktigheter kommer in i systemet. Samtidigt kan det vara svårt att veta vad som behövs, eftersom vi aldrig tidigare arbetat i något liknande system” berättar Mette. ”Men till varje modul fanns den egna personliga kontakten med konsult hos Vitec, som var med oss genom implementeringen tillsammans med en projektledare”.
Mette får frågan vad hon skulle ge för tips till andra som är i uppstartsfasen av ett implementationsprojekt, och nämner direkt både vikten av planering och att avsätta tid.
”Det tar alltid längre tid än man tror, se därför till att tidpunkten är rätt” säger hon. ”Det är också viktigt att man känner att man har en bra kontakt med konsulterna och projektledarna som är involverade, då man lever nära varandra under en period och det är viktigt att känna att man fungerar bra tillsammans.”
Vidare anser hon att det är extra viktigt att ta reda på hur programmet fungerar och vad man kan förvänta sig av det. Som exempel nämner hon det faktum att information som stoppas in i en modul kan påverka andra moduler, vilket gör att man måste ha god planering innan informationen läggs in.
Att äntligen ha ett system för hanteringen av sina objekt är något som Mette räknar med ska underlätta hela uthyrningsprocessen och spara tid. Hon berättar att förhoppningarna är att ansvaret nu ska bli kollektivt, istället för att läggas på enskild person. Då personalen på Turbinen dessutom ibland sitter på olika orter så tycker Mette att det förenklar att all data finns i ett och samma system.
”Våra fastighetsskötare kommer att få ett helt annat arbetssätt, och det kommer att underlätta deras vardag. Likaså kommer de som arbetar med aviseringsprocessen att spara tid” konstaterar hon.
Turbinen har dessutom valt att ha samtliga moduler som molntjänst, vilket innebär att de får automatiska uppgraderingar och alltid arbetar i senaste versionen. ”Vi vill ha klart för oss hur våra hyresgäster trivs och hur våra fastigheter mår och vad vi kan förvänta oss framåt. Med vårt nya system från Vitec kommer vi framöver att ha full koll på det” avslutar Mette.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec