Flera personer runt ett bord, man håller en padda och kvinna en penna

Projekt- och ekonomihantering

I Vitec Projektekonomi förenas Vitecs långa erfarenhet inom ekonomisystem och projektsystem till ett användarvänligt, kompetent och komplett system.

Kontakta försäljning

För projektintensiva företag

Vitec Projektekonomi är ett komplett system för projektintensiva företag som bygg- och anläggningsföretag samt installationsföretag. Systemet omfattar både ekonomisystem och projekthantering, är en webbapplikation och levereras som en molntjänst. 

Bästa av båda världar

Projektdelarna i systemet används av verksamheten för att offerera, planera och hålla koll på projekten. Arbetsordrar och tidredovisning kan hanteras i appen för de som är på fältet. Samtidigt har ekonomiavdelningen ett kompetent och modernt ekonomisystem som stödjer de behov som finns och dessutom underlättar digitaliseringen av ekonomiavdelningens arbete. Fördelen är att alla i organisationen har tillgång till samma data samtidigt utan externa system eller integrationer.

Funktioner - projekt

CRM, sälj, inköp- och offertplanering

Redan innan du har fått jobbet kan du använda Vitec Projektekonomi. All information du har blir samlat och du har ett underlag för offert tillsammans med andra uppgifter som du vill komma ihåg. Hela offerten med planering och kalkyler gör du i systemet sedan är allt redo när arbetet övergår till projekt.

Planering, hantering och uppföljning av projekt

Ett projekt delas upp i ett eller flera uppdrag och allt som sker på uppdragen adderas till totalen på projektet. Den ekonomiska uppföljningen redovisas på konto- och aktivitetsnivå och du kan borra dig ner i utfallet.

Tidplan/Gantt

På varje projekt kan du via ett grafiskt gränssnitt planera start- och slutdatum för projektet, dess underuppdrag samt de aktiviteter du ska utföra. Du anger även planerade timmar, där du sedan kommer kunna följa hur de matchar de faktiska timmarna från tidrapporteringen allteftersom de registreras.

Inköp- och resursplanering

Planera och tilldela även resurser i systemet. För material eller tjänster kan du skicka förfrågningar till leverantörer baserat på vad du planerar kommer att gå åt samt generera inköpsorder direkt i systemet.

Dokumentsystem och dagböcker

Koppla dokument per projekt i olika kategorier. Dokumenten är versionshanterade och kan genereras via mallar. För din dagbok och smidigt ange vad som sker på arbetet per respektive datum.

Budget, kalkyl och prognoser

Varje projekt och uppdrag kan kalkyleras och prognosticeras för sig. Jämför med utfallet där du kan hitta ner till enskilda transaktioner. Du kan också fastställa en budget på bolagsnivå.

Tidrapportering och attest (mobil)

Resurser rapporterar sin tid direkt i webb eller mobil via tidregistrering eller arbetsorder. Tid som rapporteras ligger till grund för vilka kostnader som syns på projekten, förslag till fakturering till kund samt till löneunderlag.

Partnerportal

Du kan låta uppdragsgivare få tillgång till en speciell partneranvändare för att kunna följa valda projekt.

ÄTA-hantering

Ett projekt delas upp i ett eller flera uppdrag. Varje uppdrag klassificeras som ett ordinarie uppdrag eller som en ÄTA för att därmed kunna särredovisas. De summeras också till det projekt de tillhör.

Inget behov av externa system

Projektdelarna är utvecklade med utgångspunkt från projekten och projektledaren. Med Vitec Projektekonomi finns det därför inte längre behov av att ha externa system för projekthantering.

Gemensam plattform

Alla i organisationen arbetar i samma system vilket underlättar för både ekonomiavdelningen och verksamheten. Alla kan se samma information, givetvis behörighetsstyrt. Fördelarna blir ett gemensamt system, en leverantör och en support att vända sig till. Det går också bra att låta uppdragsgivare få tillgång till en speciell partneranvändare för att kunna följa ett eller ett fåtal unika jobb.

Funktioner - ekonomi

Likviditetsprognos på bolag eller projekt

I likviditetsprognosen kan du se eventuella likvida överskott eller underskott för den tidsperiod du själv önskar. Du kan välja en kortsiktig prognos som tittar på reskontror och liknande eller en långsiktig prognos som går på budget. Du kan också välja om du vill se likviditetsprognosen för flera bolag sammanslaget, ett enskilt bolag eller om du vill se för enstaka projekt.

Fakturaunderlag och fakturering

På fastprisjobb kan du lägga upp orderrader med datum framåt i tiden och få påminnelse om när det ska faktureras. Vid löpande jobb känner systemet av vilka kostnader som bokats mot uppdraget och som ännu inte fakturerats och dessa kostnader blir förslag till faktura.

Digitala attester

Vitec Projektekonomi hjälper dig i din digitalisering och digitala attester finns på flera ställen, bland annat av leverantörsfakturor, leverantörer och verifikationer.

Anläggnings- och inventarieredovisning

Anläggnings- och inventarieredovisning har stöd för både planmässiga och skattemässiga avskrivningar på inventarier och byggnader.

Bokslutsfunktioner

Du ser direkt på startsidan om det finns differens i kund- eller leverantörsreskontran, samt i bankkontot och du får hjälp med analys av eventuella avvikelser. I bokslutsspecifikationen arbetar du med huvudboken i realtid, vilket leder till att du inte missar sent tillkommande bokningar.

SVA (Successiv vinstavräkning)

Med utgång från de pågående projekten beräknar och bokför du successiv vinstavräkning. Bokningen korrigerar intäkterna per projekt. På projekten kan du välja om du vill visa enbart verkliga fakturerade intäkter eller om du vill visa SVA-korrigeringen.

Elektronisk attest av leverantörsfakturor

Du kan använda inbyggda möjligheten till elektronisk attest av leverantörsfakturor där attestgången baserar sig på dina projekt/organisation eller om du vill använda ett externt system för elektronisk fakturahantering. Väljer du ett externt system har vi ett API som enkelt går att integrera mot.

Automatik i betalplaner för avtal och tid

På avtalsjobb kan du sätta upp fakturering som per automatik fakturerar kunden samma orderrad(er) vid vissa tidsintervall.

Redovisning

Registrera dina verifikationer på klassiskt vis, läs in Excelfiler eller koppla dokument till dina verifikationer. Du kan arbeta med valfri kontoplan och när det gäller rapporter finns det en mängd som du kan ta både till PDF eller Excel. Du har även möjlighet att borra dig ner i transaktionerna och visa eventuella underliggande fakturor.

Frågor och svar - allmänt

Projektekonomi är både ett ekonomisystem och ett verksamhetssystem. Med andra ord är det både ekonomiavdelningen och verksamheten som är användaren av Vitec Projektekonomi. Hela bolaget jobbar i samma system.

Ja, Vitec Projektekonomi levereras enbart som molntjänst hos Vitec. Det innebär att ni inte kan få det installerat hos någon annan driftleverantör eller IT-partner än hos oss. Ni kan inte heller ha det installerat på en server hos er själva.

Fyll i formuläret nedan och vår försäljningsavdelningen kommer att kontakta er.

Vitec Projektekonomi är för de bolag som har sin kärnverksamhet i projekten, det vill säga de som har sin huvudsakliga intäkt i projekten. Det är inte för fastighetsbolag. Begreppet fastighet finns inte i Vitec Projektekonomi.

Vi tillämpar individuell prissättning där basen är storleken på ert företag. Ni kommer att få ert pris när ni har en dialog kring detta med vår försäljningsavdelning.

Nej. Tidregistrering och registrering av reseräkning kan man göra i Projektekonomi och det blir kostnader direkt på alla projekten men för själva lönebearbetningen så behöver man exportera till ett löneprogram.

Det finns en mobilversion av systemet. Både mobilversionen och webbversionen är en responsiv hemsida, det vill säga en sida som anpassar sig till den skärmstorlek som den används på. Ni kan därför använda både mobiltelefon, surfplatta och dator i ert arbete.

Systemet passar för båda typerna av verksamhet. För entreprenader finns stöd för offerthantering och betal- och lyftplaner. Prognoshanteringen möter entreprenadverksamhetens behov på ett bra sätt. Via projektdashboardet ser projektledaren och andra intressenter också hur projektet går. Systemet hanterar dessutom successiv vinstavräkning.

Har ni byggserviceverksamhet så kommer ni få stöd av arbetsordrar och tidredovisning. Med hjälp av förslag på fakturering av material och tid möjliggörs en snabb fakturering av det löpande arbetet. Appen används för arbetsordar och tidredovisning och projektledaren lägger på egen hand enkelt upp nya projekt- och uppdrag vid behov. Priser kan sättas på projekt- och kundnivå.

Vi har ingen begränsning i storlek på bolag. Systemet passar alla projektintensiva bolag, från mindre till större.

Frågor och svar - funktioner

Ja.

Nej, det behöver ni inte göra. Vitec Projektekonomi kommer att fungera tillsammans med Palette eller andra EFH-system som använder vårt API, tex CentSoft, Medius etc. Däremot har ni möjlighet att byta ut ert nuvarande EFH-system om ni vill. Det kan ju tex vara en kostnadsfråga samtidigt som det finns fördelar med att använda Vitec Projektekonomi som EFH. Vi tänker då på att ni automatiskt kan få med leverantörsfakturor som bilagor till kundfakturorna när ni använder Vitec Projektekonomi som EFH. 

Den elektroniska fakturahanteringen bygger helt och hållet på att det är projektet som styr. Begreppet fastighet finns inte att använda. Därför är det bara byggbolag eller andra projektintensiva verksamheter som kan använda den EFH-hantering som finns i Projektekonomi.

Projektledarna ser till att lägga in betalplaner så som de ska faktureras och om det är löpande jobb hämta upp det som finns till grund för fakturering. När de är nöjda med de orderrader som finns så klar markerar de uppdraget och ekonomianvändarna får information om att det nu finns en kundfaktura att distribuera.

Olika artiklar kan ha en mängd olika priser angivet. För alla orderrader som skapas, antingen automatiskt eller manuellt så följer vi alltid en viss prioritet när vi letar efter priser. Först prioriteras den prisinformation som finns angivet på projektet gällande pris, rabatt eller påslag. Finns inget på projektet så kontrollerar vi om det finns något angivet på kunden och om inget finns angivet där så tar vi standardpriser.

Ja, fördelen med att det är en molnmiljö är att det är enkelt att ge access. Det finns en speciell partneranvändare som har begränsad access till vanligen ett eller några få unika jobb.

Absolut, på löpande jobb vet Projektekonomi om vad som är fakturerat sedan tidigare. När går in på ett uppdrag och väljer att skapa fakturarader, vid till exempel ett månadsskifte, hämtar den enbart upp det som är nytt sen senast och ger ett förslag till fakturering utifrån detta.

Det finns flera olika inställningar här både för hur det ekonomiska utfallet ska presenteras samt även hur vi vill det ska fungera. Allting från om det ska vara per konto eller aktivitet (summering av konton) samt om kalkyler och prognoser ska anges enbart med en total eller som summering av en till flera transaktionsrader med kommentarer. Det går även ha att vi ska fördela ut det som återstår (differensen mellan aktuell prognos samt utfall) på de kvarvarande månader som projektet förväntas leva.

Ja, på både projekt och uppdragsnivå finns möjlighet att ange dagboksinformation om det specifika jobbet per datum. Möjlighet finns också att koppla dokument till noteringar per ett visst datum.

Varje projekt har en egen grafisk översikt som första flik med information, samt en dashboard för alla de projekt som man just nu är ansvarig för som är pågående.

På ställen så som Projekt, Uppdrag, Kund, Leverantör med flera finns en flik som heter Dokument. I den finns olika kategorier (mappar) uppsatta under vilka man kan spara ned dokument. Redigerar man ett dokument så sparas det automatiskt i en ny version och man kan återgå till en tidigare version om så önskas. Det finns också möjlighet att sätta upp mallar som automatiskt kan fyllas med information från den plats den skapas.

Ja, det fungerar.

Nej, vad som ska faktureras bestämmer verksamheten. Ekonomiavdelningen distribuerar fakturorna och tar sedan hand om betalningen.

Nej, det görs med fördel i mobiltelefonen. Både tidregistrering och hantering av arbetsordrar sker enkelt där.

Det är samma siffror så allt är synkat i samma stund som siffrorna ändras.

Ja, rapporten Projektsammandrag kan användas för detta.

Ja, kundfakturor som är skapade syns i utfallet med både belopp och tillhörande bild i den vy som verksamheten använder.