08 januari 2024

FAQ E-posthantering

Omvärlden bygger kontinuerligt in ökat skydd för att begränsa de enorma mängder av oönskade e-post som skickas. E-post ska vara önskade av mottagaren och avsändaren ska vara tydlig och autentiserad (känd).

 

Google och Yahoo har beslutat att från och med den 1 februari 2024 införa krav på att en avsändare ska vara autentiserad. Kravet införs för så kallade "bulk senders" dvs enligt Google användare som skickar fler än 5000 e-post. Läs mer om detta här. Efter detta datum riskerar din e-post att inte nå mottagare som använder Gmail.

 F: Vad gör Vitec för förändringar? 
S: För att möta omvärldens krav anlitar Vitec en ny underleverantör, Mailgun, för att skicka e-post.
Vår nuvarande e-postlösning kommer att upphöra den 31 maj, har du inte gjort ett aktivt val före dess, så kommer ert företag inte att kunna skicka e-post och nå mottagare som till exempel hyresgäster och sökande.

F: Vad behöver jag som kund göra?
S: Du behöver göra ett aktivt val för hur du vill hantera din utgående e-post från Vitec. Detta gör du genom att registrera ett ärende i ServiceCenter och anger vilket av nedan två alternativ företaget valt. Ett ärende per företag.
Alternativ 1: Skicka e-post via egen e-postserver. Detta är ett rekommenderat val eftersom du direkt har stöd för autentisering och dessutom inte behöver använda standarden SPF för att Vitec ska kunna agera ombud åt dig.
Alternativ 2: Skicka e-post via Vitecs underleverantör Mailgun för e-post. För att det ska fungera behöver du tillsammans med Vitec aktivera DKIM och SPF, om du inte redan har gjort detta.

F: Kommer det att kosta pengar att fortsätta skicka e-post via Vitec?
S: Ja. Vitecs e-postlösning har en fast avgift på 500:-/månad. 10 000 e-post ingår i den fasta avgiften. Vid e-post utöver 10 000/månad tillkommer en rörlig kostnad på 1,2 öre/e-post. Exempel: 40 000 e-post per månad kommer kosta 860:-/månad. Priser angivna exklusive moms.

F: Kan vi använda Microsoft för att skicka vår e-post?
S: Ja

F:Vi som kund använder Microsoft Office 365 för vår e-post. Vilka volymer tillåter Microsoft att vi skickar?
S: På internet kan man läsa om ”Microsoft Sender rate limits” Exchange Online limits - Service Descriptions | Microsoft Learn

F: Finns det fler e-postleverantörer på marknaden?
S: Ja, det finns väldigt många leverantörer. Om ni väljer att hantera utskick via egen mailserver så är det väldigt viktigt att den tjänsten klarar av massutskick om ni ämnar använda er av sådana. Exempel på massutskick är prenumerationsmejl och fritextutskick via Marknad eller utskick av hyresavier via Hyra.

F: Vilken leverantör rekommenderar Vitec?
S: Vitec ger ingen rekommendation, utan detta är en fråga för er och er IT-avdelning att ta ställning till så att valet passar er verksamhet.

F: Vilka systemkrav ställer Vitec Molntjänst för att kunna skicka e-post?
S: De applikationer som ingår i Vitec Molntjänst använder SMTP för att skicka e-post. Utöver detta krävs att SPF record och standarden DKIM används. Ni som kund behöver även se till att i er DNS sätta upp en DMARC policy med minimum krav p=none.

F: Vad betyder DKIM?
S: Så här skriver Wikipedia om DKIM: 
DomainKeys Identified Mail (DKIM) är en autentiseringsmetod för e-post. Den gör det möjligt för en mottagare att verifiera att ett mejl verkligen har skickats från den domän som står som avsändare. Systemet bygger på att avsändarens e-postserver signerar det utgående meddelandet med asymmetrisk kryptering. Mottagaren kan sedan använda den publika nyckeln, som finns publicerad i DNS, för att verifiera signeringen. Läs mer här.

F: Vi har beslutat att skicka e-post via egen e-postleverantör. Vad behöver Vitec veta?
S: Lägg en beställning till Vitec via ServiceCenter. I din beställning tar du med information om:

  • SMTP-server
  • Eventuellt användarkonto
  • Port
  • Kryptering TLS/SSL
  • Kontaktperson för IT-frågor

F: Vi har beslutat att fortsätta använda Vitec och dess underleverantör för e-post. Vad behöver Vitec veta?
Svar: 

  1. Ni lägger en beställning till Vitec via servicecenter och berätta att ni avser använda Vitec med underleverantör för er e-post.
  2. Vitecs tekniker registrerar er domän i Mailgun där det skapas en DKIM nyckel som ska läggas till som TXT record i er DNS.
  3. Ni ser till att en av följande två SPF-record finns i er DNS. (include _spf.vitec.net) eller (include _spf.eu.mailgun.org).
  4. Vitec kontrollerar att DKIM och SPF är inlagt hos er.
  5. Vitec konfigurerar er lösning att skicka e-post via Mailgun.

F: Vi är redan kunder hos Mailgun, kan vi då använda Vitec som leverantör för e-post?
S: Nej, om ni sedan tidigare är kund hos Mailgun kan inte Vitec vara registrera er domän, då den redan finns hos Mailgun. Ni ska då välja alternativet att skicka e-post med egen e-postserver. Anledningen till detta är att Mailgun inte kan hantera er domän både direkt via er och samtidigt via Vitec.