Systemstöd för uthyrning

Navigering

Hyresadministration Uthyrning bostäder Mina sidor Uthyrning lokaler och nyproduktion

Vitec Hyra

Vitec Hyra är vårt system för hyresadministration. Här arbetar du enkelt med både bostäder och kommersiella lokaler, inhyrt och uthyrt, med eller utan moms. Givetvis hanteras även andra upplåtelseformer som bostadsrätter, tomträtter och arrenden.

Enkelt att använda

En av många fördelar med Vitec Hyra är att det är flödesbaserat, där du leds i en process steg för steg. Det är möjligt att göra kontroller mitt i flödet och rätta felaktigheter utan att tappa flödet. Systemet håller reda på var du är och om du blir avbruten någonstans kan du enkelt komma tillbaka till där du var.

Stödet är utformat med användaren i fokus och du blir uppmärksammad av systemet på vad som är viktigt och hur du tar dig vidare. Vitec Hyra används av både privata och offentliga fastighetsägare, samt förvaltande bolag och vi har erfarenhet av att anpassa systemet för era behov och verksamhet.

Automatiskt

De viktigaste handgreppen är automatiserade för att garantera en snabb och korrekt hantering - som exempel kan nämnas att uppsägningar som hyresgästen gör via Mina sidor (Arena) kan ske helt automatiskt om det önskas. Hyresgästen signerar sin uppsägning elektroniskt, objektet blir direkt uppsagt och kan publiceras för uthyrning samt att besiktning skapas i de fall det behövs.

Olovlig andrahandsuthyrning

Med en tilläggsfunktion till Vitec Hyra har du som hyresvärd möjlighet till att upptäcka olovlig andrahandsuthyrning.

Vilka stöd finns i Vitec Hyra?

Kontrakt – elektroniskt signerat

Att skapa ett kontrakt görs snabbt och effektivt genom att följa en process. Välj egna mallar eller koppla till Fastighetsägarnas dokument automatiskt. Arbeta hållbart genom att signera dem med elektronisk signering, som är inbyggt i systemet.

Beskrivningar

I Vitec Hyra finns all fakta om objekten och kan användas för att beskriva lägenheten eller lokalen. Den informationen kan användas för uthyrningsprocessen om den blir ledig samt som underlag vid kontraktsskrivning.

Fakturering

Avisering i Vitec hyra är enkelt: välj vilken period, till vilka och skicka antingen via e-post, autogiro, e-faktura, sms, med länk till Mina sidor eller fil för utskrift. Eller skriv ut själv om så önskas. I systemet kan även diversefakturor skapas, både till hyresgäster och övriga mottagare. Fakturering kan också kopplas från Teknisk Förvaltning.

Bokföring/kontering

Kontering kan anpassas enkelt på olika nivåer. Bokföringen kan automatiskt integreras med Vitec Ekonomi eller med andra bokföringsprogram och exportfilen kan skapas i SIE4- eller i XIF-format.

Kravhantering

I Kravhanteringen väljer du en eller flera kravnivåer. Kravkörningen är en process som startas där du kan välja att inkludera eller exkludera fakturor från körningen.

Rapporter

I systemet finns mängder av standardrapporter, egenbyggda favoriter och möjlighet att exportera till Excel.

Dokument

I systemet kan du spara de dokument som har med objektet eller hyresgästen att göra, som till exempel ritningar, kontrakt eller bilder.

Vitec Marknad

Vitec Marknad är vårt webbaserade marknadssystem för uthyrning av lediga objekt. Programmet erbjuder en kostnadseffektiv hantering av uthyrningsarbetet och innehåller allt du behöver för att få ditt objekt uthyrt. Eller varför inte låta det ske helt automatiskt?

Från ax till limpa

När ett objekt blir vakant påbörjas uthyrningsprocessen i Vitec Marknad. Du bestämmer när och hur objekten ska publiceras på hemsidan eller annan marknadsplats. Objektet presenteras enligt önskemål med karta, bilder, planskisser och beskrivningar som tas direkt från antingen Vitec Hyra eller Marknad.

Med Vitec Arena kan den sökande logga in på Mina sidor på din hemsida och anmäla sitt intresse för det lediga objektet. Uthyrningshanteringen styrs med automatik enligt er policy eller fri tilldelning enligt andra parametrar. Om du önskar matcha objekt mot ett kartotek av sökande går det också bra. Systemet stödjer er i hela erbjudandehanteringen och kontraktsskrivning och givetvis har ni tillgång till fullproppade rapporter och statistik.

Annonsering i sociala medier - lägenheter och lokaler

Har du lediga hyreslägenheter eller lokaler som behöver extra marknadsföring? Eller vill du stärka ditt varumärke? Nu kan du annonsera dina objekt i sociala medier på ett knapptryck i Vitec Marknad och Online.

Automatisering

Du kan också låta Vitec Marknad sköta delar eller hela processen automatiskt. Det finns stora möjligheter att öka effektiviseringen och därmed intäkterna genom snabbare processer:

Exempel på effektivisering

Om en hyresvärd med 2 000 objekt minskar vakanstiden per omflyttat objekt med 1 dag, ökar intäkterna med drygt 50 000 kronor per år. (Baserat på en omflyttning om 20 procent och genomsnittshyra om 4 000 kronor)

Webbplatslösningar

Vi erbjuder ett CM-verktyg och kan leverera en komplett webbplats. Om ni har en annan leverantör kan vi integrera vissa delar i er befintliga webbplats, till exempel Bopärm eller områdessidor. Dessa är enbart synliga för hyresgäster i det specifika området.

Boplats Sverige

Boplats Sverige är en marknadsplats för hyresrätter där sökanden i hela Sverige kan hitta förstahandskontrakt. Tjänsten, som är kostnadsfri, samlar lediga hyresrätter i hela Sverige och underlättar för de sökande. Genom Vitec Marknad har du fri tillgång till att använda Boplats Sverige för era lägenheter.

Läs mer

‎

Mina sidor för sökande och hyresgäster (Boendeapp)

Underlätta sökandeprocessen och låt hyresgästen ha full koll. Mina sidor formas och integreras i er befintliga hemsida eller i hemsida byggd av Vitec.

Mina sidor är boendeappen allt en sökande eller hyresgäst kan behöva i sin kontakt med sin hyresvärd. Hela sökandeprocessen hanteras på samma plats för att sedan när den sökande övergår till hyresgäst få tillgång till kontrakt, information och allt kring ärenden, beställningar och tidsbokningar. Inloggning kan ske genom lösenord via BankID.

För sökande

Använder du och ditt företag Vitec Marknad kan sökande själva bevaka och göra intresseanmälan på publicerade objekt i Mina sidor. En sökande fyller i intresseanmälan för de typer av objekt som är intressanta och kan sedan bevaka utbudet. Den kan också välja att prenumerera och bli meddelad när nya lägenheter publiceras.

Får den hyressökande upp lediga objekt som matchar önskemålen kan denne söka lägenheten och svara på eventuella erbjudanden. Utöver lägenheter hanteras studentlägenheter, parkeringar, nyproducerade lägenheter och förråd.

För hyresgästen

I Mina sidor som hyresgäst får denne överblick om allt rörande sitt boende. Du som hyresvärd kan skicka meddelanden till dina hyresgäster och även välja att skicka information till en hel fastighet, byggnad, objekt eller endast till en hyresgäst. Det kan exempelvis vara att informera om att vattnet stängs av eller att någon hiss är trasig.

Med Vitec Hyra kan hyresgästen se sina fakturor och det finns en uppdelning mellan nya fakturor, obetalda fakturor och historiska fakturor. Används Vitec Teknisk Förvaltning kan hyresgästen skapa felanmälningar direkt i Mina sidor.

Exempel på funktioner i Arena

Anslagstavla - ge era hyresgäster snabb information genom meddelande.
Fakturor - hyresgästen hittar smidigt sina fakturor.
Ärenden - hyresgästen kan både göra och följa sin felanmälan, samt ändra i sina ärenden. Man kan även bestämma tid för utförande.
Dokument - hyresgästen kan se dokument som till exempel kontrakt och hyresavier.
Bokningar - hyresgästen kan boka tvättstuga och andra tjänster (via integrationer)
Beställningar - hyresgästen kan beställa sina tjänster i webbbutiken, där ni kan erbjuda allt från HLU, tillval eller beställningar.
Kontrakt - hyresgästen har möjlighet att säga upp sitt kontrakt digitalt.

Lokaluthyrning (Kommersiella lokaler)

Kommersiella lokaler är ett verktyg som stödjer ditt arbete med marknadsföring och lokaluthyrning. Du kan effektivt arbeta med uthyrningen och marknadsföra lokaler på flertalet marknadsplatser. Kommersiella lokaler är en del av Evo, affärssystem från Vitec.

Marknadsföring

I marknadsföringen av dina lokaler kan du beskriva dina objekt och lägga till bilder, filer och länkar. Du kan också överföra direkt till ett antal marknadsplatser som till exempel Lokalguiden, Objektvision, Respaces och Portally samt på egen hemsida. Slutligen kan du enkelt annonsera dina lokaler på sociala medier direkt från Kommersiella lokaler, läs mer här.

Spekulanter

De intresseanmälningar som kommer in från marknadsplatser och egen hemsida ser du direkt på dashboarden. Du ser all information du behöver och kan sortera på olika parametrar. I och med intresseanmälningarna får du också ett register med intresserade spekulanter du kan använda vid framtida uthyrningar.

Kommersiella lokaler är integrerat med Vitec Hyra och du får den automatik som behövs för att få en komplett översikt av lediga lokaler.

Marknadsplatser

Vi samarbetar med flera marknadsplatser för lokaluthyrning. Via integrationer från programmet har du möjlighet att marknadsföra dina lokaler på följande plattformar:

Nyproduktion (Evo Försäljning bostäder)

Med Försäljning bostäder hanterar du smidigt och enkelt försäljning av nyproducerade bostäder och äganderätter. Det webbaserade systemet stöder hela processen från marknadsföring, försäljning och inflyttning till eftermarknad.

Inbyggd sälj- och köpprocess

I samband med säljstarten importerar du de bostäder som ska säljas och kompletterar med bilder, ritningar, säljande beskrivningar med mera. Bostäder kan marknadsföras på egen hemsida, på Hemnet och i Bovision, samt på sociala medier. På webben visar du projekt och bostäder med egen design, ofta via en bostadsväljare, där informationen enkelt kan hämtas via en integration.

Intressenterna som anmäler sig kommer in per automatik till Försäljning bostäder som hanterar kontaktuppgifter och önskemål. Systemet har en inbyggd säljprocess och när väl intressenterna blivit köpare har du köpprocessen lätt tillgänglig.

Effektiv hantering

Försäljning bostäder hanterar alla utskick och kan skickas som sms, e-post eller brev. Utskick via e-post kan utformas på olika sätt och det finns flera designförslag inbyggt i system.

Alla juridiska dokument hanteras av Försäljning bostäder och alla parter signerar digitalt. De signerade dokumenten hamnar automatiskt i journalen.