Hässlehem är ett kommunalägt bostadsbolag som äger och förvaltar cirka 1 900 lägenheter i Hässleholms kommun. De har under 2016 skrivit på avtal för Vitec Hyra, Vitec Teknisk Förvaltning, Vitec Webbfelanmälan, Vitec Energiuppföljning, Teknisk Förvaltning appar och Vitec Marknad.
Fredrik Strandh, försäljningschef på Vitec, besökte Hässlehem i januari 2016 och berättade om den nya satsningen på Vitec’s produkter. Det väckte ett intresse hos Hässlehem, som nyligen pratat om att förnya sig i vissa delar, och intresset mynnade ut i en trygghet att satsa på nya program från Vitec.
Projektstartsmötet för implementeringen ägde rum förra torsdagen, och det blir en total översyn och genomgång av det mesta; från rensning av gammal data till genomgång av rutiner och av befintlig data. Projektet planeras vara klart till januari 2017 med driftsättning i december 2016. Birgitta Andersson, administrativ chef på Hässlehem, ställer sig realistisk till planeringen. ”Det svåraste blir nog att hålla tidsplanen”, erkänner hon, ”för oftast har man alltid glömt något som innebär att arbetet stannar upp, och att då kunna serva våra kunder på ett smidigt sätt kan bli ett problem”. Men att det i slutändan kommer att vara värt det tidskrävande arbetet råder det inga tvivel om, enligt Birgitta. Att få de nya programmen på plats är efterlängtat. ”Det som vi ser mest fram emot just nu är att vi ska kunna använda programmet så att våra kunder kan komma åt sin information på ett mycket smidigare sätt, vilket innebär att vi får mer tid över till att serva våra kunder på ett effektivare sätt”. Att samtliga program dessutom ligger på Molntjänst underlättar för Hässlehem, då det innebär att Vitec står för kapacitet och infrastruktur, samt att uppgraderingar sker automatiskt och samma centrala data kan nås från klienter såväl som webb och app.
De nya programmen kommer inte bara att underlätta för kunderna. Även den interna arbetsbelastningen kommer att minska, och det finns en förhoppning om att underlätta vissa processer. ”Det blir på vår kundservice-avdelning som den största förändringen sker, samt i den dagliga kontakten mot våra kunder där vår hemsida och kundens Mina sidor blir uppdaterad på ett helt nytt sätt” säger Birgitta.
Implementeringen som väntar bär blomstrande fördelar, men givetvis inte utan en del nackdelar på vägen. Birgitta förklarar: ”Den kortsiktiga nackdelen är ju givetvis att det alltid dyker upp problem på vägen när man byter system. Allt är nytt och det tar tid att komma in i det nya. Massa frågor och funderingar som kommer dagligen. Men det positiva är att när det väl sitter så underlättar det en massa och vi kommer att spara tid till andra viktiga och utvecklande moment i vår organisation.”
Thomas Eklund på Vitec är projektledare i projektet och ser optimistiskt på den kommande implementeringen. ”Vi har bemannat projektet med rutinerade och mycket duktiga delprojektledare, men det blir inte ett lyckat projekt om inte Hässlehem går in i projektet med en öppen och förändringsbenägen attityd vad gäller processer och rutiner. Det vet jag redan att de kommer att göra. Projekt, som detta, som innehåller så många av våra moduler är speciellt roliga att driva. Riskerna i projektet ligger i komplexiteten att byta ut och/eller att införa så många olika moduler samtidigt och att parallellt med den dagliga verksamheten, hinna med att lägga den tid i projektet som behövs”. Birgitta ser stora fördelar i att ha en kontaktperson på Vitec, och säger att det underlättar mycket att ha en person som alltid ser till att man blir hänvisad till rätt person när det dyker upp olika frågor.
Projektet inleddes torsdagen den 25 augusti och trots utmaningar som väntar så ser Hässlehem mycket fram emot att förnya sig och komma igång med sina nya Vitec-program.
Artikelskribent: Iseline Dahlen, Vitec